چگونه از وقت خود بهتراستفاده کنیم ؟

چگونه از وقت خود بهتر استفاده کنیم ؟

عمر هر انسان یک محدوده زمانی است که شخص برای دستیابی به هدفهایش در اختیار دارد . این یک معادله ساده است . اگر معادله وقت مساوی است با عمر، بهتر می شود فهمید که چرا گفته اند وقت از طلا با ارزش تر است؛ البته بعضی ها وقت شان ارزش یک سکه حلبی را هم ندارد.

حتما" شما هم قبول میکنید که عمر هرکس فقط به خودش تعلق دارد ؛ لذا خود شخص است که می تواند ارزش عمر خودش را تعیین کند ، به طور مثال : به نظر شما ، یک مفتول آلیاژی آهن قیمتش بدون دخل و تصرف چقدر است ؟ اگر مفتول را به نعل اسب تبدیل کنیم ، قیمت نعل های بدست آمده چقدر می شود ؟ اگر این مفتول آهنی را به کارخانه پیچ و مهره سازی بدهیم ، قیمت پیچ های ساخته شده چقدر می شود ؟ اگر مفتول به ساعت تبدیل شود ، قیمت ساعت های حاصله چقدر می شود ؟

وقت ما انسان ها هم بی شباهت به سرنوشت این مفتول نیست ؛ ارزش عمر ما به اندازه ارزش کارهایی است که انجام می دهیم . حالا شما بگوئید ارزش وقت شما چقدر است ؟

آیا تا حالا فکر کردید که چقدر از عمرتان گذشته و یا به چه چیز ارزشمندی دست پیدا کردید ؟ آنچه که مسلم است وضعیت کنونی شما نتیجه تدبیر و تلاش گذشته شماست ولی وضعیت آینده شما به تدبیر و تلاش امروزتان بستگی دارد. گذشته را نمی توانید تغییر بدهید، ولی آینده در دست های خود شماست .

انسان برای دستیابی به اهداف خود منابع گوناگونی را به خدمت می گیرد که یکی از مهم ترین آنها وقت است . وقت با سایر منابع تفاوت هایی دارد ، منابعی مانند سرمایه ، نیروی انسانی و اطلاعات را میتوان در جهت های مختلف به کار انداخت. می توانید نیروی انسانی خود را افزایش یا کاهش دهید؛ نوع امکانات را در محل کار خود می توان تغییر داد . می توانید تجهیزاتی را که با آنها کار میکنید عوض کنید . می توان کارگران را از خط تولید کنار گذاشته ، و به کار دیگری گمارد ؛ می توان به یک کارمند دفتری پست مدیریت واگذار کرد ؛ این امکان وجود دارد که اعتبارات و سرمایه های مالی خود را جابجا کرد و برای هدف مورد نظر بکار گرفت . می توان تقاضای وام کرد ؛ می توان بهای کالا یا خدمات را افزایش داد . اما زمان تنها منبعی است که با سایرمنابع تفاوت دارد ؛ تمام شدنی است، چون محدود است . در مورد زمان نمی توانید تغییراتی در آن ایجاد کنید ؛ نمی توانید بر دامنه زمان بیافزایید؛ ساعت نه تندتر می رود و نه کندتر حرکت می کند . زمان خصوصیات منحصر به فردی دارد که عبارتند از :

1- وقت تنها منبعی است که همه افراد بطور مساوی از آن برخوردارند . بنابراین افراد موفق و ناموفق ، فقیر و غنی ، قوی و ضعیف ، سالم و بیمار ، و غیره از زمان یکسانی برخوردارند .

2- وقت یک منبع کاملا" اختصاصی است ؛ وقت هرکس فقط به خودش تعلق دارد و هیچ کس دیگر نمی تواند از آن استفاده کند . بنابراین شما نمی توانید وقت بدون استفاده امروز خود را ، به دیگری منتقل کنید . نمی توانید وقت قرض کنید و یا قرض بدهید .

3- وقت غیرقابل ذخیره کردن است ؛ اگر امروز وقت اضافه داشتید ، نمی توانید آن را برای روز دیگری پس انداز کنید؛ بنابراین تنها راه برخورد عاقلانه با وقت ، مصرف صحیح آن است .

مشکل اساسی بسیاری از مردم در مورد وقت این است که احساس می کنند کار آنها بسیار زیاد ، ولی وقتشان کم است . شما چنین شخصی را می شناسید ؟ بعضی ها معتقدند که برای انجام همه کارها، خوشان باید وقت بگذارند و به دیگران اعتماد نمی کنند . آیا شما با این طرز تفکر موافقید؟ آیا غالبا" برای اینکه نتوانسته اید کارهای مهم را به پایان برسانید احساس بدی داشته اید ؟ آیا مکرر به ساعت نگاه کردید و با نگرانی دیدید که ساعت 4 یا 5 بعد از ظهر است و کارهایی را که باید امروز به پایان برسانید ، هنوز شروع نکرده اید . آیا شما از افرادی هستید که به دلیل کمبود وقت باید بعضی از پرونده ها را با خودتان به خانه ببرید . آیا وقتی کارهای مهم از قبیل تهیه گزارش های حساس پیش بیاید ناچار می شوید که شب های طولانی را در اداره بمایند؟ و یا اینکه روزهای تعطیل را هم به کار کردن بپردازید ؟ اگر از این قبیل مسائل در مورد شما صادق است و یا برایتان مطرح است متاسفانه باید عرض کرد که شما از جمله افرادی هستید که همیشه مشکل زمان خواهید داشت . لازم است بدانید که شما هم به همان اندازه وقت دارید که همه دارند . آیا شما کمتر از 24 ساعت وقت در شبانه روز دارید؟ یعنی کمتر از دیگران؟ نه دوست عزیز . آنچه که شما کم دارید و یا ندارید ، مهارت در بکارگیری وقت است .

نکته جالب اینجاست که مشکلات مربوط به کمبود وقت ، تقریبا" در همه جا یکسان است و در همه سازمان ها همیشه تقریبا" کارهای عقب مانده و انجام نشده وجود دارد. مشکلات مربوط به اکراه از واگذاری اختیارات به دیگران برای انجام پروژه ها و کارها تقریبا" یک پدیده همه گیر است که موجب اتلاف وقت می شود . حقیقت این است که همه ما در برخورد با زمان دارای تنگناها و مشکلات مشابهی هستیم .

به دکّه های مطبوعاتی که مراجعه کنید با انواع تقویم های رومیزی ، تقویم های دیواری ، دفترچه های یادداشت و انواع سررسید مواجه می شوید که معمولا" بسیاری از افراد از آنها برای زمان بندی و برنامه ریزی های خود شان استفاده می کنند و همچنین استفاده از کامپیوترهای شخصی برای ضبط و نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات جزئی ، بیش از پیش متداول شده است . با وجود همه اینها ، هنوز ما با مشکل زمان مواجهیم .

علیرغم این کوه اطلاعات و این همه ابزارها و امکانات متعدد ، باز هم می گوئیم: من هرکاری میکنم باز هم وقت کم می آورم . چکار باید بکنم؟ نمی دانم چرا اینجوری است؟ نمی دانم؟

این یک امر طبیعی است که به فکر چاره باشیم. انسان در برابر مشکلات خود، همواره در صدد چاره جوئی برمی آید . چاره جوئی برای حل مشکل وقت ، از بهترین امور زندگی است . با پذیرفتن این اصل که هر مشکلی، راه حلی دارد، مشکل کمبود وقت هم قابل حل است . در اینجا راه حل های آزموده ای برای حل مشکل وقت ارائه داده می شود:

قبلا گفتیم که وقت ما همان عمر ماست . یعنی سالها ، ماهها ، روزها و یا ساعتها ، دقیقه ها ، ثانیه ها تشکیل دهنده عمر ما هستند . راستی حدودا" چقدر وقت داریم؟

طبق نتایج حاصل از یک پژوهش، هر فرد معمولی به طور متوسط وقت خود را طی یک هفته یعنی 168 ساعت صرف این فعالیتها می کند: کار ، خواب ، رفت و آمد ، نظافت شخصی ، صرف غذا و اوقات فراغت . چنانکه در جدول زیر می بینید از بین مصارف وقت شماره یک و 4 و 5 جمعا" 5/57 ساعت یعنی 34 درصد اوقات هفته تقریبا" تغییرناپذیر است. شماره های 2 و 3 جمعا" 66 ساعت یعنی 39 درصد از زمان تا حدودی تغییر پذیر هستند . اما شماره 6 یعنی اوقات فراغت که 5/44 ساعت معادل 27% اوقات هر هفته است تا حدود زیادی تغییر پذیر و قابل کنترل می باشد .

ردیف	نوع مصرف وقت	ساعت
1	کار	40
2	خواب	56
3	رفت و آمد	10
4	نظافت شخصی	7
5	صرف غذا	5/10
6	وقت فراغت	5/44

اما چرا باید وقت را کنترل کرد ؟ اساسا" وقت را برای چه می خواهیم ؟ برای اینکه درست از آن استفاده کنیم تا فرصت بیشتری برای بدست آوردن موفقیت داشته باشیم .

موفقیّت چیست ؟ مثلا" فتح یک قلّه مرتفع به وسیله یک کوهنورد، موفقیّت به حساب می آید؛ و یا قبول شدن در آزمون برای دانشجو و کسب دانش، موفقیّت محسوب می شود. بنابراین همه افراد در همه سطوح، تصور و تصویرخاصی از موفقیّت دارند که برای رسیدن به آن تلاش می کنند .

کارشناسان مدیریت، موفقیّت را طور دیگری تعریف می کنند؛ دستیبابی به هدف های با ارزش زندگی را در یک چارچوب معین زمانی، موفقیّت می دانند؛ بنابراین میان موفقیّت و زمان، یک رابطه معنی دار وجود دارد .

حالا از خودتان بپرسید که هدفها و خواسته هایتان در کار و زندگی چیست و قصد دارید در چه مدت زمانی ، به آنها برسید ؟ تا حالا برای آینده خودتان چه کرده اید و از آن مهمتر ، حالا چه می کنید ؟ اگر قادر نباشید زمان خود را مطابق خواسته ها و اهدافتان تنظیم کنید با شکست مواجه می شوید